Günümüzde tüm şirketler ortak çalışma uygulamaları, çevrim içi dokümanlar ve belge paylaşım hizmetleri kullanmaları sonucunda ortaya çıkan dijital belge kalabalığı içinde boğuluyor. Hangi datanın nerede saklandığını, kimlerin nelere, nasıl ve ne vakit eriştiğini takip etmek çok güç. Lakin bu “dijital dağınıklık” sırf bir tertip sorunu olmanın ötesinde tesirlere sahip. Çevrim içi bilgilerin denetimini kaybetmek şirketler için dezavantaj ve hatta tehdit haline gelebiliyor.
İşle ilgili evraklara müsaadesiz erişim riski bazen hiç beklenmedik bir yerden gelebiliyor. Şirkette artık çalışmayan ama kurumsal e-posta servisinden, iletileşme uygulamasından yahut Google dokümanlarından çıkarılmayan çalışanlar da risk oluşturabiliyor. Fikri mülkiyet, ticari sırlar ve zımnî yahut korunan bilgiler üzere açığa çıktığında siber hatalılar yahut rakipler tarafından kullanılabilecek belgeler kelam konusu olduğunda durum daha da önemli bir hal alıyor. Kaspersky’nin düzenlediği ankete Türkiye’den katılanların %83’ü çeşitli hassas datalar içeren evraklarla çalıştığını söylüyor.
Araştırma ayrıyeten, dijital bilgi karmaşası nedeniyle çalışanların aradıkları belgeyi yahut bilgiyi bulmasının vakit aldığını ortaya koyuyor. Türkiye’deki ofis çalışanlarının %60’ı iş yerinde bir doküman yahut belge bulmanın sıkıntı olduğunu lisana getiriyor. %52 oranında bir kesim ise tıpkı aygıtı hem iş hem de kendi şahsî muhtaçlıkları için kullanıyor. Bu da bilgilerin farklı aygıtlarda kopyalanması yahut eskimesi nedeniyle karışıklığa ve işlerde kusurlara yol açabiliyor. Dışarıdan şahıslar ve hatta rakipler de dijital dağınıklıktan yararlanıp data sızdırabilme imkanına sahip. Bunun sonucunda saklılık mukavelelerinin yahut bilgi müdafaa maddelerinin ihlali üzere nedenlerle ceza alma yahut müşterilerin açtığı davalarla karşı karşıya kalma riski doğuyor.
Türkiye’de çalışanların yaklaşık üçte biri (%31) iş yerindeki aygıtlarda kullandıkları kullanıcı ismi ve parolalarını iş arkadaşlarıyla paylaştığını kabul ediyor. Bu da iş belgelerine hakikat erişim konusunda yaşanan sıkıntıların ne ölçekte olduğunu gösteriyor. Açık alanlar ve ortak çalışma prosedürlerinin kullanıldığı çağdaş ofis kültüründe beşerler, iş arkadaşlarıyla ortalarındaki hudutları kaldırıp kalemden masaya, fikirlerden işlere ve hatta aygıtlara kadar her şeyi paylaşmaya daha yatkın hale geliyor. Yetersiz parola alışkanlıkları ve hassas kurumsal bilgiler için kontrolsüz bir ortam oluşması direkt bir data sızıntısına yol açmayacak biçimde zararsız görülebilir. Lakin riskler konusunda çalışanların daha düzgün eğitilmesi gereklidir.
Kaspersky B2B Eser Pazarlama Müdürü Sergey Martsynkyan, “Dağınık halde duran dijital evraklar ve bilgilere denetimsiz erişim vakit zaman sızıntılara ve siber hadiselere yol açabiliyor. Birçok durumda ofisteki çalışmalar aksıyor, kaybolan belgelerin kurtarılması için vakit ve güç kaybı yaşanıyor. Başta küçük ve daima gelişen, rekabetçi ve verimli olmak için uğraşan şirketler olmak üzere tüm şirketler için bu hiç istenmeyen bir durum. Dağınıklıkla çaba, erişim haklarının dikkatli idaresi ve siber güvenlik tahlillerinin kullanılması sadece siber tehditlere karşı birer tedbir olarak görülmemeli. Bunları yaparak, tüm evrakların yanlışsız yerde olduğu, çalışanların muhtaçlık duyduğu dataya kolay kolay erişip maksatlarına ulaşmaya vakit ayırabildiği verimli bir çalışma ortamı elde edilebilir.” dedi.